Dalam menjalankan suatu bisnis, sangat penting bagi Anda untuk melakukan distribusi dokumen secara efektif. Baik dokumen internal yang diperuntukkan bagi karyawan maupun dokumen eksternal yang ditujukan bagi mitra atau klien. Cara mendistribusikan dokumen dengan benar perlu diketahui oleh manajer supaya bisa sampai ke tangan orang yang tepat.
Di antara sekian banyak cara mendistribusikan dokumen, mana cara yang Anda pilih? Tentunya, Anda harus memprioritaskan cara atau metode yang paling efektif dan efisien. Untuk membantu Anda menentukan metode paling tepat, kami akan menguraikan beberapa metode yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Tak perlu berlama-lama, berikut penjelasan selengkapnya!
Beberapa metode di bawah ini dapat Anda terapkan pada proses distribusi dokumen. Silahkan pilih yang paling tepat karena masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Berikut penjelasannya:
1. Email
Menggunakan email, Sumber: pexels.com
Salah satu cara yang paling populer untuk mengirimkan atau mendistribusikan dokumen secara digital adalah dengan menggunakan email. Dengan menggunakan email, Anda bisa mengirimkan dokumen ke satu atau sekelompok orang sekaligus dengan menggunakan fitur lampiran dokumen.
Kelebihan dari email adalah lebih cepat, murah, mudah, dan bisa diakses di berbagai tempat hanya menggunakan koneksi internet saja. Namun, kekurangan dari metode ini adalah kurang sesuai untuk dokumen yang ukurannya besar.
Selain itu, email juga rentan terhadap virus dan spam. Anda juga akan sulit untuk melacak apakah email yang dikirim telah dibaca atau belum oleh penerima.
Cara mendistribusikan dokumen dengan email ini harus menggunakan subjek yang lebih jelas dan informatif. Anda bisa melampirkan dokumen dengan format yang lebih umum semisal PDF. Manfaatkan fitur CC atau BCC secara bijak.
DMS merupakan sebuah sistem yang dirancang secara khusus untuk mengelola serta mendistribusikan suatu dokumen. Umumnya, DMS ini dipakai perusahaan besar yang butuh pengelolaan dokumen dengan terstruktur dan lebih efisien. DMS akan memungkinkan Anda mencari, menyimpan, serta mendistribusikan dokumen secara mudah.
Dengan menggunakan DMS, maka dokumen bisa dikontrol secara terstruktur, efisien, dan tentu saja aman. Namun, harganya cukup mahal dan kompleks. Dalam penggunaannya juga butuh pelatihan khusus.
Maka dari itu, DMS sebaiknya digunakan sesuai dengan kebutuhan atau anggaran dari perusahaan. Sebelum penggunaan, pastikan memberi pelatihan yang memadai untuk karyawan. Anda bisa memastikan sistem DMS terintegrasi dengan sistem perusahaan yang lain.
Distribusi dokumen via website, Sumber: pexels.com
Website juga bisa dipakai untuk mendistribusikan dokumen yang sifatnya ditujukan pada publik. Dokumen ini bisa berupa katalog, brosur, dan laporan tahunan. Dengan menggunakan website, maka perusahaan akan lebih mungkin menjangkau audiens dengan lebih luas. Selain itu, bisa memberi informasi yang relevan untuk masyarakat banyak.
Kelebihan dari website adalah bisa diakses siapa saja, kapan saja, asalkan ada koneksi internet. Metode ini lebih efektif untuk pemasaran serta memungkinkan interaksi dengan pengunjung karena adanya fitur komentar dan formulir. Namun, kekurangannya adalah buruh biaya pembuatan serta maintenance.
Untuk mengoptimalkan kinerja website, Anda bisa memaksimalkan mesin pencari. Pastikan juga untuk membuat website yang menarik dan user friendly. Silahkan promosikan website tersebut melalui iklan atau media sosial.
Intranet merupakan salah satu cara mengelola dokumen kantor dengan optimal. Ini adalah jaringan internal perusahaan yang bisa dipakai untuk membagikan dokumen dan informasi dengan karyawan. Cara ini cukup ideal untuk membagikan dokumen internal seperti prosedur kerja, kebijakan perusahaan, serta pengumuman.
Kelebihan dari metode ini adalah aman dan mudah untuk diakses oleh karyawan. Selain itu, memungkinkan komunikasi internal secara efektif. Namun, kekurangannya adalah hanya bisa diakses karyawan saja dan perlu maintenance yang teratur.
Untuk mengoptimalkan kinerjanya, maka Anda bisa membuat struktur intranet dengan jelas dan mudah dinavigasi. Anda dapat memastikan informasi yang disampaikan up-to-date. Masukkan fitur pencarian sehingga karyawan lebih mudah mencari dokumen yang diperlukan.
Distribusi dokumen secara fisik, Sumber: pexels.com
Cetak dokumen ini memang termasuk metode tradisional, tetapi masih cukup relevan terutama untuk dokumen yang sifatnya penting dan memerlukan tanda tangan asli. Selain itu, cara ini juga sangat sesuai untuk dokumen fisik yang menjadi bukti legalitas. Setelah dokumen dicetak, Anda bisa mendistribusikan melalui kurir, pos, maupun diantarkan langsung.
Dengan cara ini, maka dokumen penting bisa lebih aman sampai di tangan alamat yang dituju. Namun, kekurangannya adalah mahal, lambat, serta kurang ramah lingkungan. Agar cara ini lebih optimal, maka Anda bisa mencetak dengan kertas yang kualitasnya baik.
Pastikan juga dokumen tercetak dengan jelas. Akan lebih baik lagi jika Anda menggunakan kemasan atau stopmap yang proper.
Dokumen cetak tentu saja masih tetap digunakan dengan berbagai alasan. Maka dari itu, pastikan memberikannya perlindungan sehingga tetap aman hingga ke tangan penerima. Apalagi, jika dokumen tersebut bersifat penting.
Salah satu pelindung dokumen yang direkomendasikan adalah stopmap. Agar stopmap terlihat lebih proper dan profesional, maka Anda bisa mencetaknya di Cetakstopmap.com. Di sini, Anda bisa mendapatkan cetak stopmap custom yang khas dengan spesifikasi kertas terbaik.
Cetakstopmap.com merupakan percetakan yang sudah berpengalaman karena ada sejak tahun 2013. Mencetak stopmap bisa lebih mudah karena Anda bisa memesannya dari mana saja. Bahkan, Anda bisa request desain yang unik dan khas perusahaan Anda secara gratis. Pastinya, pemesanan bisa dikerjakan secara cepat dan akan sampai di tangan pelanggan secara on time.
Yuk, segera buat dokumen perusahaan Anda lebih aman bersama Cetakstopmap.com! Hubungi customer service dengan klik ikon WhatsApp di pojok kanan bawah laman ini!
