Selain modal bisnis, ada aspek lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan ketika akan mendirikan dan menjalankan bisnis, yaitu dokumen legal perusahaan. Dokumen legal perusahaan adalah salah satu pondasi utama untuk memastikan bahwa setiap aktivitas operasional bisnis berjalan sesuai hukum.
Bukan hanya sekedar lembaran kertas tak bermakna, semua jenis dokumen legalitas perusahaan memiliki peranan penting dalam membangun kredibilitas perusahaan. Tanpa kelengkapan dokumen, tidak sedikit aspek bisnis (kerjasama dengan mitra), pengajuan pinjaman modal, pembayaran pajak dapat terhambat.
Oleh karena itu, dengan memahami jenis dokumen legal perusahaan yang harus dimiliki, proses pengurusan dan semua aktivitas operasional bisnis menjadi lebih mudah. Selain itu, melengkapi kepemilikan dokumen menjadi langkah awal yang cukup krusial bagi setiap perusahaan untuk berkembang secara lebih profesional.
Jenis-Jenis Dokumen Legal Perusahaan
Jenis dokumen legal di perusahaan, Sumber: pexels.com
Setiap jenis dokumen memiliki peranannya masing-masing dalam sebuah perusahaan. Mulai dari dokumen pendirian, perpajakan, hingga perlindungan merek, semua jenis dokumen penting dalam mendukung legalitas dan operasional bisnis. Berikut ini adalah jenis dokumen legal perusahaan yang wajib dimiliki, di antaranya:
1. Akta Pendirian Perusahaan
Akta Pendirian Usaha merupakan dokumen awal yang menjadi landasan dan dasar hukum berdirinya sebuah perusahaan. Baik itu usaha berskala besar maupun kecil, harus memiliki dokumen satu ini. Akta ini dikeluarkan oleh notaris dan disahkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (HAM).
Dokumen Akta Pendirian memuat berbagai informasi penting seputar perusahaan. Seperti nama perusahaan, tujuan pendirian perusahaan, jenis bidang usaha, modal dasar, serta struktur/susunan organisasi perusahaan (termasuk daftar direksi dan komisaris).
Akta Pendirian Perusahaan ini menjadi salah satu dokumen yang penting guna mendapatkan status legal yang diakui di mata hukum. Hal tersebut secara langsung juga membuat perusahaan beroperasi secara legal.
Kedua, ada Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Badan Usaha. NPWP merupakan identitas wajib yang harus dimiliki oleh setiap badan usaha di Indonesia. Dokumen legal perusahaan ini dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak dan berfungsi sebagai identitas perpajakan bagi perusahaan.
Selain itu, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) ini juga menjadi syarat utama dalam menjalankan berbagai kepentingan administratif terkait perpajakan. Seperti pelaporan dan pembayaran pajak bulanan maupun tahunan.
NPWP dapat diurus setelah perusahaan memiliki Akta Pendirian Usaha, dan tanpa NPWP perusahaan akan kesulitan dalam mengurus perizinan lainnya, melakukan transaksi, maupun bekerjasama dengan mitra bisnis.
Dokumen SIUP, Sumber: voffice.co.id
Jenis dokumen legal perusahaan selanjutnya adalah Surat Izin Usaha Perdagangan atau SIUP. Sesuai dengan namanya, Surat Izin Usaha Perdagangan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Dinas Perdagangan setempat dan wajib dimiliki oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan.
Jenis dokumen ini berlaku selama perusahaan menjalankan usahanya. Atau dengan kata lain, Surat Izin Usaha Perdagangan tidak perlu diperpanjang masa berlakunya. Berdasarkan Peraturan Menteri Perdagangan No. 46/M-DAG/PER/9/2009, terdapat 4 jenis SIUP berdasarkan modalnya:
SIUP Mikro, modal disetor tidak lebih dari 50 juta
SIUP Kecil, modal disetor antara 50-500 juta
SIUP Menengah, modal disetor antara 500 juta-10 miliar
SIUP Besar, modal disetor lebih dari 10 miliar.
Surat Keterangan Domisili Perusahaan atau SKDP merupakan jenis dokumen legal yang dikeluarkan oleh pemerintah setempat yang didalamnya termuat alamat domisili atau tempat kedudukan di mana perusahaan berdiri.
SKDP menjadi salah satu dokumen legal perusahaan yang penting. Karena dokumen ini menjadi bukti bahwa perusahaan memiliki lokasi operasional yang sah serta terdaftar pada wilayah tersebut.
Berbeda dengan SIUP, Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) ini memiliki masa berlaku dan harus diperpanjang masa izinnya. Masa berlaku 5 tahun untuk SKDP kantor bersama dan 1 tahun untuk SKDP virtual office.
Contoh dokumen legal selanjutnya adalah Tanda Daftar Perusahaan atau TDP. Dokumen resmi ini dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan sebagai bukti bahwa perusahaan telah terdaftar secara sah dan legal di Indonesia.
Baik perusahaan kecil, menengah, sampai perusahaan besar wajib mengurus Tanda Daftar Perusahaan untuk bisa menjalankan bisnis secara legal. TDP memuat informasi penting seperti nama perusahaan, alamat, bidang usaha, dan nomor registrasi.
Tanda Daftar Perusahaan sendiri memiliki masa berlaku yang harus terus diperbarui secara berkala. Selain memenuhi kewajiban hukum, dengan kepemilikan TDP perusahaan Anda kredibel di mata mitra bisnis, konsumen, dan pemerintah.
Dokumen merek dagang, Sumber: marketeers.com
Dokumen legal perusahaan terakhir dan tidak kalah penting adalah Merek Dagang. Merek Dagang menjadi sebuah tanda untuk membedakan produk/jasa satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Merek Dagang biasanya dapat berupa slogan, gambar, logo, nama, maupun kombinasi dari beberapa elemen tersebut.
Sehingga menciptakan identitas/merek yang unik. Selain memberikan "nama" pada produk yang ditawarkan, memiliki Merek Dagang juga dapat memberikan perlindungan secara hukum kepada pemilik merek. Sehingga, mencegah pihak lain untuk menggunakan merek yang sama tanpa izin.
Atau dengan kata lainnya, merek yang telah didaftarkan tidak bisa digunakan secara sembarangan oleh orang lain. Dengan memiliki dokumen Merek Dagang ini pula, perusahaan dapat meningkatkan brand awareness, meningkatkan kepercayaan pelanggan, dan melindungi aset dari penyalahgunaan.
Demikianlah jenis dokumen legal perusahaan yang wajib diurus dan dimiliki. Karena sifatnya yang penting dan krusial bagi perusahaan, maka berbagai jenis dokumen tersebut harus disimpan dan dikelola dengan baik. Mengelola dokumen perusahaan seperti halnya mengelola dokumen kantor yang harus dilakukan secara terorganisir.
Pengelolaannya bisa dilakukan secara digital menggunakan sistem penyimpanan berbasis cloud maupun secara fisik dengan menyimpannya dalam stopmap yang rapi. Jika Anda ingin cetak stopmap custom untuk kebutuhan penyimpanan tersebut, Anda bisa memesannya di Cetakstopmap.com.
Selain berkualitas, kami juga akan mencetak stopmap sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan penyimpanan yang baik, dokumen-dokumen penting perusahaan akan lebih aman, mudah diakses, dan mendukung kelancaran bisnis Anda kedepannya.
